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Gestión de flotas para empresas del transporte por carretera

Tiempo de lectura estimado: 14 minutos

La gestión de flotas moderna para las empresas de transporte de cualquier tamaño, pasa por entender cómo sacarles todo el partido a los datos que tu tacógrafo ya está recogiendo, y que la ley te obliga a descargar y guardar. En el artículo de hoy te lo explico en detalle.

Gestionar tu flota sin grandes inversiones

Parece que en este nuevo mundo que viene, todos nos hemos vuelto un poco locos con el tema de “los datos” y la famosa digitalización del sector.

Para sobrevivir en un mercado donde cada vez hay más costes y se paga menos por las rutas, muchas empresas han intentado digitalizarse y estar a la “moda” invirtiendo altas cantidades de dinero en sistemas tecnológicos.

Guía completa de gestión de flotas para PYMES 

¡Descubre cómo sacarle todo el partido a los datos que tu tacógrafo ya está recogiendo y que la ley te obliga a custodiar!

Estas inversiones normalmente son realizadas sin saber muy bien cuáles son las verdaderas necesidades y qué puede aportarles realmente valor en la gestión de sus flotas.

Hacer este tipo de inversiones sin un criterio definido y claro, puede hacernos sentir competitivos muy al principio, pero actuar sin entender nuestras verdaderas necesidades suele ser un gran error a la larga.

“Lo único que conseguiremos es disminuir nuestra cuenta de resultados y disponer de muchísima información de la flota que posiblemente nunca utilicemos ni nos genere beneficio alguno”

Gestión de flotas con los datos del tacógrafo

Nadie mejor que tú sabe que el tacógrafo es una herramienta, obligada y legislada, cuyo objetivo es grabar información del vehículo y del conductor.
Una información que debes descargar periódicamente, guardar y custodiar correctamente por si las autoridades correspondientes te la solicitan.

Ya que una de tus obligaciones como gestor de flota es disponer de toda esa información y garantizar su archivo, ¿por qué no sacarle partido en tu beneficio?

Entendemos bien a las PYMES del sector del transporte por carretera, y la necesidad de aprovechar al máximo los recursos a tu disposición sin hacer grandes inversiones extra.

Nuestro objetivo es mostrarte el gran potencial de lo que actualmente ya tienes a través del tacógrafo y cómo puedes servirte inmediatamente de ello para la gestión de tu flota, aumentando la rentabilidad y competitividad de tu empresa.

“Entiende el gran potencial de los datos que actualmente ya recoge tu tacógrafo y cómo servirte de ellos para aumentar tu rentabilidad”

La gestión de flotas con los datos del tacógrafo te ayudará a:

  • Evitar sanciones y cumplir con la legislación sin preocupaciones
  • Cumplir con los tiempos de conducción y descanso
  • Realizar una correcta descarga de los datos
  • Custodiar bien los datos de conformidad con la ley
  • Gestionar de forma eficiente dtus vehículos y conductores
  • Llevar el control horario y la legislación laboral de forma sencilla
  • Llevar toda la gestión de costes
  • Facilitar la formación de tus conductores
  • Facilitar el acceso a la subvención del gasoleo
  • Facilitar el acceso a ayudas al sector a través de la gestión de ERTES
  • Llevar un control exhaustivo de la seguridad y los excesos de velocidad
  • Ahorrar tiempo en tareas administrativas.

Gestión de flotas para evitar sanciones

En un mercado tan competitivo, la única forma de diferenciarte es disminuyendo los costes operativos de tu flota. En toda esta lucha por la rentabilidad, ¿sabes cuánto supone una sanción en el margen tu negocio? 

Como sabes, la Administración realiza un plan de inspección a través del cual el pasado año recaudó más de 89.603.144€ en sanciones de las cuales el 80% estaban relacionadas con el tacógrafo.

A lo largo del pasado ejercicio:

  • Se controlaron 4.569.000 jornadas de conductores profesionales (2.842.000 en carretera y 1.727.000 en controles a empresas).
  • El número de infracciones detectadas ascendió a 148.139
  • La recaudación por sanciones creció hasta los 87.842.336 €

Las infracciones en materia de tiempos de conducción y descanso han sido las más numerosas, constituyendo un 37% de las infracciones detectadas y ascendiendo a un total de 54.809 sanciones.

Según el baremo sancionador, las multas pueden ascender a una cuantía desde los 100 € a 4.001€, y en determinados supuestos, te pueden llegar a quitar la tarjeta de transporte por pérdida de honorabilidad, lo que implica el cierre del negocio.

No te puedes arriesgar a perder la rentabilidad de tu negocio o incluso el cierre de tu empresa por un error fácilmente solucionable.

«Puedes evitar la mayoría de estas sanciones que ponen en peligro tu negocio, anticipándote a ellas y sabiendo qué hacen tus conductores».

Entendemos que la legislación a veces es compleja y debido a ello, gran parte de estas sanciones vienen causadas fundamentalmente por:

  • El desconocimiento de algunos aspectos relativos a los tiempos de conducción y descanso
  • Un incorrecto procedimiento de descarga de los datos del tacógrafo
  • Y la indebida custodia de los mismos de conformidad con la ley

Gestión de flotas y tiempos de conducción y descanso

Debido al gran número de excepciones y complejidad que contemplan las leyes, pueden llevarnos a errores que se transforman en cuantiosas sanciones.

El tacógrafo tiene como objetivo grabar los tiempos de conducción y descanso para velar por la seguridad de los conductores y evitar la competencia desleal.

¿Cuántas veces hemos creído que estábamos realizando las programaciones correctamente y a pesar de ello nos han llegado multas inesperadas?

En muchos casos, posiblemente hayamos realizado perfectamente la programación pero, por ejemplo, la excepción del descanso bisemanal nos ha llevado a programar 1 o 2 horas de conducción adicional incurriendo en la consiguiente infracción y multa por parte de la Administración.

«No te olvides de que el tacógrafo recoge todos los datos de conducción y descanso de tus conductores. Por lo tanto, la información ya la tienes: la está recogiendo tu tacógrafo y sólo debes aprender a usarla a tu favor».

  • El tacógrafo recoge todos los datos, tanto de conducción como de los tiempos de descanso,
  • permitiendo al gestor de flotas analizar cualquier tipo de práctica que un conductor lleve a cabo y que pueda acarrear una sanción.

Informe de infracciones e informe de actividad

A continuación te mostramos un ejemplo del informe de infracciones sacado de los datos del tacógrafo

“Con el Informe de infracciones, conocerás de un vistazo las faltas leves, graves y muy graves de tus conductores relacionadas con la Regulación 561/2006 de tiempos de conducción y descanso”

En este ejemplo (arriba) de informe de infracciones:

  • el conductor ha conducido 4 horas y 33 minutos excediendo así el tiempo reglamentario de conducción acumulada (4 horas y 30 minutos) y no haciendo las pausas reglamentarias requeridas en esta conducción: 2 pausas (15 minutos + 30 minutos) o bien 1 pausa de 45 minutos.
  • Es fácil con el informe de infracciones conocer y anticiparte a este tipo de prácticas que acarrean sanciones para tu empresa.

Descarga y custodia de datos del tacógrafo Digital

Para evitar posibles sanciones y garantizar la correcta descarga de los datos del tacógrafo con su correspondiente firma digital, las descargas deben realizarse con una herramienta compatible.

Conforme a la ley, la Administración nos obliga a realizar una correcta descarga:

  • De los datos del tacógrafo al menos cada 3 meses
  • De la tarjeta del conductor cada 28 días de manera general; pudiendo aplicar otras descargas obligatorias en caso de transferencia del vehículo, problemas con el tacógrafo o previa solicitud de la autoridad.

Los errores de terceros y otros problemas relacionados con las descargas, ocurren fundamentalmente debido a las prisas del día a día y a la falta de formación e información adecuada en el uso de las herramientas de descarga

Cualquier error o problema sobrevenido acarrea una considerable sanción para las empresas de transporte, ya que los datos se considerarán a todos los efectos no válidos, si su descarga no es totalmente correcta.

El gestor de flotas moderno debe articular un sistema sencillo para gestionar la descarga de datos y evitar posibles incidencias que conlleven una sanción.

  • La Administración laboral obliga a custodiar los datos por un periodo de 5 años
  • Transporte puede solicitarte la información referente a conductores o vehículos, en cualquier momento durante el periodo legal de 1 año.

Los datos deben ser custodiados de manera segura y accesible.

El año pasado hubo, tan solo por transporte, más de 4.569.000 controles y muchas sanciones

No custodiar ni facilitar los datos cuando son requeridos por la autoridad, está castigado con multas superiores a los 6.000€.

Automatizar la formación de tus conductores

¿Sabes que apoyándote en los datos del tacógrafo, puedes formar a tus conductores de manera automática y evitar multas por desconocimiento?

Como empresa del transporte, NO estás obligado a formar a tus conductores todos los años sobre el uso y manejo del tacógrafo ni sobre la legislación de tiempos de conducción y descanso.

Esta obligación debería estar cubierta por la formación inicial y de reciclaje del CAP, y es normal que la mayoría de gestores de flotas no queráis cargaros con tareas de formación adicionales a todas vuestras otras exigencias.

¿Cambiarías de opinión si tus conductores se formasen sobre sus errores de manera automática y no tuvieses que invertir ni un segundo de tu tiempo en ello?

“Una gran ventaja de utilizar los datos del tacógrafo para la gestión de tu negocio, es que puedes informar de forma automática a tu equipo de los fallos que han cometido. Obtendrás una información concreta y de un extraordinario valor que detalla la razón de la infracción para poder solucionarla”.

Mensualmente, con los datos del tacógrafo, recibirías los informes con las cartas de tus conductores preparadas para imprimir y poder entregárselas.

Acceso a la subvención del gasóleo

No todo es gastar, o evitar sanciones, también es fundamental recoger todas las ayudas disponibles para el transporte como la subvención del gasoleo.

Como empresa de transporte, puedes acogerte a la ayuda del gasóleo bonificado, teniendo que presentar una declaración anual con los kilómetros recorridos durante el periodo.

Toda la información que necesitas, ya la tienes disponible en tu tacógrafo y lista para ser presentada.

  • Se deberá presentar durante del primer trimestre del año (hasta finales del mes de marzo), para su declaración.
  • En dicha declaración deberás incluir la información de todos los vehículos de los que seas titular y estén inscritos en el censo de beneficiarios del año anterior.
  • Debes aportar el número de kilómetros recorridos con cada vehículo entre el 1 de enero y 31 de diciembre de dicho año.
  • Podrás presentar la declaración a través de la sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Control horario en la gestión de flotas

A partir del 8 de marzo de 2019 se comenzó a obligar a todas las empresas a registrar el tiempo de trabajo de sus trabajadores en base al Real Decreto-ley 8/2019 que modifica el artículo 34 del Estatuto de los trabajadores.

En nuestro caso, como empresa de transporte, ya estábamos obligados a registrar el tiempo de trabajo de los trabajadores móviles desde el 7 de agosto 2007.

No llevar un correcto registro conlleva una sanción que puede ir desde los 625€ a 6.250€.

  • Recuerda que no existe ningún formato consolidado y definitivo de llevara cabo la obligación.
  • La norma sólo exige registrar el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada trabajador, y conservar esta información durante un periodo de 4 años.

En este sentido el tacógrafo y sus datos es una herramienta válida para este registro, diferenciando, obviamente, los tiempos de trabajo de “otros trabajos” o disponibilidad.
Ya dispones de estos datos y de su registro en tu tacógrafo a través de informe de actividad del conductor.

Aprovéchalo y no inviertas en sistemas o formatos adicionales.

“Es opcional que los conductores firmen el informe o parte de horas de trabajo. Teniendo en cuenta que la información registrada en el tacógrafo es de carácter legal y no manipulable, te aportará otra ventaja para tu negocio, sacando partido a tus recursos actuales”.


Acceso a ayudas al sector a través de la gestión de ERTES

Nos toca vivir tiempos difíciles, el ERTE es un procedimiento administrativo por el que el empresario puede suspender los contratos de trabajo de sus trabajadores o reducir su jornada laboral de forma temporal.
Por lo tanto, otro de los grandes beneficios que te aporta la información del tacógrafo, en estos momentos Covid y Post Covid que vivimos, es la gestión de los ERTES.
La información está ahí, en tu tacógrafo, para darte servicio y ser utilizada con este propósito.

“Con la información recogida de la conducción diaria de tus conductores podrás justificar de manera legal cualquier solicitud, ampliación o control de los mismos”.

Gestión de flotas, seguridad y control de excesos de velocidad

Los excesos de velocidad son uno de los principales problemas a los que empresas como la tuya se tiene que enfrentar, tanto por sanciones como por la valiosa carga que transportas, ya sean personas o productos que tus clientes te han confiado.

“La seguridad, tanto de tus mercancías, y muy especialmente de tus conductores y pasajeros, es siempre fundamental para tu negocio”.

Está comprobado que un conductor que, bajo algunos supuestos, pueda cometer excesos de velocidad, deja de cometerlos, y extrema las precauciones, al saber que el gestor de flotas dispone de toda esta información.
Además hemos comprobado que sistemáticamente los conductores mejoran su conducción, mejorando así también la eficiencia del vehículo, con el consecuente ahorro en carburante.
Ésta es otra gran ventaja que también te ayudará a mejorar las condiciones de tus seguros, más fácil no lo puedes tener.

En este sentido el tacógrafo es una herramienta válida también para este registro.

“No olvides que los datos del tacógrafo son datos legales, si surgiese algún problema tendrás una prueba irrefutable ante cualquier juicio”.

“Tanto si ocurriese un accidente como si no, disponer de esta información te permitirá reconstruir la situación y utilizar la información en tu beneficio con las aseguradoras”

Ahorrar en tareas Administrativas al gestionar tu flota

¿Cuánto tiempo y problemas te ahorraría disponer de toda la información de tu negocio automatizada?
Documentación de gran valor para ti, y para otros departamentos de tu organización, como los certificados de actividades de conductores estarán fácilmente accesibles.

Documentación y certificados que simplemente puedes exportar e imprimir en los formatos que necesites. Así de sencillo.

«Puedes exportar los datos que guarda tu tacógrafo en los formatos que necesites para ayudarte en determinadas tareas administrativas”.

Gestión de flotas, recursos humanos y legislación laboral

Por ley, estás obligado a archivar toda la información relativa a tus conductores y vehículos para hacer frente al plan de inspecciones de Transportes.
¿Por qué no aprovechas dicha información para hacer lo mismo con la legislación de ámbito Laboral?

Usa la información que el tacógrafo te proporciona para gestionar los recursos humanos de tu empresa.

“Recuerda que la información relativa al ámbito laboral debes custodiarla durante 4 años, a diferencia de la de transporte cuya obligatoriedad de custodia es de 1 año”.

Dispondrás de una valiosa información para otros departamentos de tu empresa como son recursos humanos y administración o para tu gestoría:

  • Información para gestionar a tus empleados
  • sus horas de trabajo
  • y certificados tanto de trabajo como de enfermedades o vacaciones.
  • Información fundamental para la gestión de las nóminas y el pago de los impuestos.

Una vez más, el tacógrafo como fuente de información legal para muchos departamentos de la empresa y para cumplir la legislación, en este caso también la laboral.

10 valiosos consejos para pequeñas y medianas empresas del transporte

  • Tienes obligación de recoger y guardar la información. ¡Úsala en tu beneficio!
  • Antes de buscar fuera de casa sistemas de última tecnología, mira en tu negocio a ver de qué dispones, e intenta aprovecharlo.
  • Todo lo que viene del tacógrafo tiene validez legal, por lo que te va a ahorrar tiempo y muchas preocupaciones.
  • La adaptación de tus trabajadores a las nuevas tecnologías también es un coste que debes tener en cuenta.
  • Cada minuto que tus vehículos permanecen parados, es un coste para tu negocio. Menos mantenimiento e instalaciones adicionales significa más dinero en tu bolsillo.
  • Analiza qué es lo que te genera realmente dinero o te ahorra tiempo y apuesta siempre por ello. Automatiza aquellas actividades que te requieran tiempo y/o esfuerzo.
  • Tu tiempo es oro y la información es poder.
  • La sencillez es un valor, coge sólo la información que te aporte negocio o ahorro.

Espero que este artículo te haya sido de utilidad. Recuerda que todo lo que necesitas para disponer de un sencillo sistema de gestión para tu flota ya lo tiene en casa, y puedes empezar a explotarlo. Si tienes alguna duda sobre algún aspecto, puedes dejarla más abajo en los comentarios. A continuación te dejo otros artículos relacionados con la gestión de flotas para PYMES.

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Por Belén Gómez

Soy Belén Gómez, Responsable de desarrollo de negocios y marketing de la División S3.
Escribo con un objetivo claro: ayudar a la digitalización del sector y apoyar a sus empresas para ser rentables.
Llevo más de 20 años trabajando en una de las empresas Internacionales de mayor renombre del Sector de Vehículo Industrial, Continental Automotive Spain.

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