El documento de control del transporte de mercancías por carretera tiene una fecha clave:
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5 de octubre de 2026
A partir de ese día, el documento de control administrativo exigible en el transporte interior de mercancías deberá ser necesariamente digital.
Pero esto no significa simplemente sustituir el papel por un archivo PDF.
El nuevo Documento electrónico de Control Administrativo, conocido como DeCA, tendrá que generarse antes de que comience el servicio, a partir de datos estructurados, conservarse en un repositorio y estar disponible para que pueda consultarse durante una inspección en carretera.
Además, deberá incluir un código QR que permita acceder directamente al documento electrónico.
Por tanto, no bastará con rellenar el documento en papel, hacerle una fotografía o escanearlo posteriormente.
En este artículo te explicamos:
- Cuándo entra en vigor el documento de control digital.
- Qué empresas y transportes están afectados.
- Qué excepciones contempla la normativa.
- Quién es responsable de generar y conservar el documento.
- Qué sanciones pueden imponerse.
- Qué debes empezar a preparar en tu flota.
Resumen rápido
Estas son las claves principales:
Fecha de entrada en vigor: 5 de octubre de 2026.
Documento afectado: documento de control administrativo del transporte público de mercancías por carretera.
Ámbito principal: transportes interiores, con origen y destino dentro de España.
Sujetos obligados: cargador contractual y transportista efectivo.
Formato: documento electrónico nativo digital, generado desde datos estructurados.
Acceso en carretera: mediante documento electrónico o copia impresa con código QR.
Sanción por carecer del documento o de sus datos esenciales: entre 401 y 600 euros.
¿Qué cambia exactamente el 5 de octubre de 2026?
La Ley 9/2025, de Movilidad Sostenible, establece que el documento de control administrativo regulado por la Orden FOM/2861/2012 deberá ser necesariamente digital a los diez meses de la entrada en vigor de la ley.
La ley entró en vigor el 5 de diciembre de 2025. Por tanto, la obligación será efectiva desde el 5 de octubre de 2026.
Desde esa fecha, el documento deberá generarse electrónicamente antes del inicio efectivo del servicio.
Esto supone que ya no será válido mantener un proceso basado únicamente en:
- Documentos rellenados en papel.
- Fotografías enviadas por el conductor.
- Archivos escaneados después del transporte.
- Formularios sin acceso directo en carretera.
- Documentos guardados en sistemas que requieren usuario y contraseña para consultarlos.
La digitalización pasa a ser una exigencia legal y operativa.
¿Cómo se llama el nuevo documento?
El Ministerio utiliza la denominación:
Documento electrónico de Control Administrativo o DeCA
No es un documento completamente nuevo.
Es la versión electrónica del documento de control administrativo que ya regula la Orden FOM/2861/2012.
Lo que cambia es la forma de generarlo, almacenarlo y ponerlo a disposición del conductor y de la inspección.
Conviene no confundirlo con el eCMR.
El DeCA se utiliza principalmente en el transporte interior dentro de España. El CMR y su versión electrónica, el eCMR, pertenecen al ámbito del transporte internacional.
Por tanto, la formulación correcta es:
El documento de control administrativo será digital obligatorio en España desde el 5 de octubre de 2026.
No conviene decir simplemente que “el eCMR será obligatorio en España”, porque son documentos y ámbitos normativos diferentes.
¿A qué transportes afecta?
El documento de control administrativo es exigible en los transportes públicos de mercancías por carretera que se realicen en el ámbito interior.
Se consideran transportes interiores aquellos cuyo origen y destino están dentro del territorio español.
También están incluidas las operaciones de cabotaje que se realicen dentro de España.
En cambio, los transportes internacionales que discurran parcialmente por territorio español utilizarán los documentos previstos en los convenios internacionales correspondientes.
En la práctica, la obligación afecta a gran parte de las empresas que realizan transporte nacional de mercancías:
- Empresas transportistas.
- Transportistas autónomos.
- Cargadores.
- Agencias de transporte.
- Operadores logísticos.
- Transitarios.
- Cooperativas de transporte.
- Empresas que contratan habitualmente servicios de transporte.
- Empresas que intermedian en la contratación.
¿Qué transportes están exentos?
No todos los servicios tienen que formalizar este documento.
La Orden FOM/2861/2012 contempla determinadas exenciones.
Entre ellas se encuentran:
- Transportes para los que no sea necesaria una autorización administrativa de transporte.
- Transportes de mudanzas.
- Transporte de vehículos accidentados o averiados realizado en vehículos especiales.
- Determinados servicios de paquetería y reparto de pequeños bultos que puedan ser manipulados fácilmente por una persona.
La norma también permite que una carta de porte u otro documento acreditativo sirva como documento de control, siempre que se ajuste a la legislación aplicable y contenga todos los datos esenciales exigidos por la Orden FOM/2861/2012.
Esto último es importante.
Un albarán, una carta de porte o un documento generado por el cliente no sustituyen automáticamente al documento de control.
Solo podrán hacerlo cuando contengan todos los datos exigidos legalmente y, desde octubre de 2026, cumplan también las condiciones del formato electrónico obligatorio.
¿Quién tiene la obligación de generar el documento?
La normativa atribuye la obligación de formalizar el documento de control a dos figuras:
El cargador contractual
Es la persona o empresa que contrata directamente el transporte con el transportista efectivo.
Puede ser:
- El cargador que entrega físicamente la mercancía.
- Otro transportista.
- Una agencia de transporte.
- Un transitario.
- Una cooperativa.
- Un operador logístico.
- Un almacenista-distribuidor.
- Cualquier empresa que contrate o intermedie habitualmente en transportes.
El transportista efectivo
Es la empresa o el autónomo que realiza materialmente el transporte con el vehículo y la autorización correspondiente.
Tanto el cargador contractual como el transportista efectivo están obligados a formalizar el documento.
Por tanto, no se trata de una responsabilidad exclusiva del conductor ni de la empresa transportista.
La correcta preparación del documento afecta a toda la cadena de contratación.
¿Quién responde si el documento no existe?
El cargador contractual y el transportista efectivo responden por la falta de formalización del documento de control.
También pueden responder cuando el documento no se encuentra disponible durante el transporte.
No obstante, el cargador contractual puede quedar exento de esta segunda responsabilidad si demuestra que el documento fue emitido correctamente y puesto a disposición del transportista.
Esto obliga a establecer un procedimiento claro:
- Quién genera el documento.
- Cuándo se genera.
- Cómo se entrega al conductor.
- Cómo se acredita que ha sido emitido.
- Cómo se modifica si cambia algún dato.
- Cómo se conserva.
- Cómo se muestra durante una inspección.
Confiar simplemente en que “lo llevará el conductor” dejará de ser suficiente.
¿Qué datos debe contener?
El documento de control debe incluir una serie de datos esenciales.
Como mínimo:
Datos del cargador contractual
- Nombre o denominación social.
- NIF.
- Domicilio.
Datos del transportista efectivo
- Nombre o denominación social.
- NIF.
Datos del servicio
- Lugar de origen del envío.
- Lugar de destino.
- Naturaleza de la mercancía.
- Peso de la mercancía.
- Fecha de realización del transporte.
Datos del vehículo
- Matrícula del vehículo utilizado.
- Matrícula de la cabeza tractora y del semirremolque o remolque cuando se trate de un conjunto articulado.
- Identificación de la autorización especial de circulación cuando sea necesaria.
Si el vehículo cambia una vez iniciada la operación de transporte, la empresa transportista deberá reflejarlo en la documentación de control.
¿Quién responde por los errores en los datos?
La responsabilidad se reparte entre cargador y transportista en función de la información.
El cargador contractual responde, entre otros, por los datos relativos a:
- Su propia identificación.
- Identificación del transportista efectivo.
- Origen y destino.
- Naturaleza y peso de la mercancía.
El transportista efectivo responde por los datos relativos a:
- Autorizaciones especiales de circulación.
- Fecha del transporte.
- Matrícula del vehículo.
- Matrícula del remolque o semirremolque.
Esta distribución se encuentra recogida en la Orden FOM/2861/2012, actualizada en marzo de 2026.
Trabajar con un documento digital no elimina estas responsabilidades.
Al contrario: obliga a saber con claridad de dónde procede cada dato y quién debe comprobarlo.
¿Qué requisitos debe cumplir el DeCA?
La Resolución de 5 de junio de 2026 establece las características técnicas del Documento electrónico de Control Administrativo.
Estos son los requisitos principales.
Debe generarse antes de comenzar el servicio
Los datos deberán convertirse en un fichero electrónico antes del inicio efectivo del transporte.
La aplicación utilizada deberá registrar:
- Fecha y hora de creación.
- Fecha y hora de cualquier modificación posterior.
Esto significa que el documento no puede generarse después del viaje para “regularizar” la operación.
Debe existir antes de que empiece el servicio.
Debe ser nativo digital
El documento debe generarse mediante la transformación de datos estructurados en un fichero electrónico legible.
No serán válidos:
- Documentos en papel escaneados.
- Fotografías de documentos.
- Imágenes digitalizadas.
- Archivos creados a partir de una captura del documento físico.
El cambio no consiste en fotografiar el papel.
Consiste en trabajar con un documento nacido digitalmente.
Debe estar en formato PDF
El fichero deberá tener formato PDF y no podrá superar los 5 MB.
La fecha y hora de creación y, en su caso, de modificación quedarán incorporadas a sus metadatos.
Debe incluir un código QR
El PDF deberá incorporar un código QR.
Ese código contendrá la dirección web única del documento y permitirá acceder al fichero durante una inspección.
El QR también podrá estar disponible como archivo independiente.
Debe tener una URL única
Cada documento deberá disponer de una dirección web única y específica.
La descarga deberá poder realizarse de forma directa.
No debería ser necesario:
- Introducir usuario y contraseña.
- Acceder a un área privada.
- Pulsar varios botones.
- Solicitar autorización.
- Navegar por diferentes pantallas.
El objetivo es que la inspección pueda acceder al documento con rapidez desde el QR.
Debe almacenarse en un repositorio
Los documentos deberán conservarse en un repositorio que garantice su disponibilidad durante los controles en carretera.
El repositorio puede pertenecer al cargador, al transportista o al proveedor tecnológico que gestione la documentación.
Lo importante es que el documento permanezca accesible.
Debe conservarse durante al menos un año
El cargador contractual y el transportista efectivo deberán conservar los documentos electrónicos durante un periodo mínimo de un año.
Si uno de ellos ha generado el documento, será suficiente con que el otro pueda descargarlo durante ese periodo.
¿El conductor puede llevar una copia en papel?
Sí, pero con un matiz fundamental.
El documento válido debe haber sido generado digitalmente.
El conductor podrá disponer de:
- Una copia electrónica en un teléfono móvil o una tableta.
- Una copia impresa que incluya el código QR.
- El propio código QR por separado.
Por tanto, el papel no desaparece necesariamente del vehículo.
Lo que desaparece como sistema válido es el documento creado únicamente en papel.
Una copia impresa con QR puede utilizarse para facilitar el acceso al DeCA, pero el documento original continúa siendo electrónico.
¿Qué tendrá que mostrar el conductor en una inspección?
El conductor deberá poder presentar:
- El DeCA con su código QR.
- Una copia impresa con el QR.
- O directamente el código QR que permita descargarlo.
La empresa debe asegurarse de que el conductor sabe:
- Dónde se encuentra el documento.
- Cómo abrirlo.
- Cómo enseñar el QR.
- Qué hacer si cambia el vehículo.
- Qué hacer si se modifica el servicio.
- A quién llamar si hay una incidencia.
- Qué alternativa utilizar si no puede acceder desde el teléfono.
El artículo 141.17 de la Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres señala expresamente que también incurren en infracción las empresas que no velen porque sus conductores dispongan, en papel o en formato electrónico, de la documentación obligatoria en los controles de carretera.
¿Qué sanciones se pueden imponer?
La falta del documento de control no es una simple irregularidad administrativa.
La Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres considera infracción grave:
- Carecer de la documentación de control obligatoria.
- No haberla cumplimentado correctamente.
- No incluir alguno de sus datos esenciales.
- No conservarla.
- Ocultarla.
- No comunicarla a la Administración.
- Retrasar injustificadamente su comunicación.
- No garantizar que el conductor pueda mostrarla durante un control en carretera.
Esta infracción está sancionada con una multa de:
401 a 600 euros
La cuantía concreta podrá graduarse atendiendo a factores como la repercusión del hecho, su intencionalidad, los perjuicios causados o la reincidencia.
¿Pueden multar al cargador y al transportista?
Sí, dependiendo de la infracción y de la responsabilidad de cada parte.
La Orden FOM/2861/2012 atribuye al cargador contractual y al transportista efectivo la responsabilidad por no formalizar el documento.
También establece qué parte responde por la falta o inexactitud de cada grupo de datos.
Por tanto, una misma operación puede dar lugar a responsabilidades distintas:
- El cargador puede responder por no aportar correctamente los datos de la mercancía, el origen o el destino.
- El transportista puede responder por una matrícula incorrecta o por no reflejar un cambio de vehículo.
- Ambos pueden responder por la inexistencia del documento.
- La empresa transportista puede responder si el conductor no dispone de acceso a la documentación.
La digitalización no traslada toda la responsabilidad a la plataforma tecnológica.
Cargador y transportista siguen siendo responsables de que los datos sean correctos.
¿Puede inmovilizarse el camión por no tener el DeCA?
La carencia o falta de datos esenciales del documento de control está tipificada como una infracción grave sancionada con entre 401 y 600 euros.
Sin embargo, la LOTT no incluye esta infracción concreta entre los supuestos que provocan automáticamente la inmovilización inmediata del vehículo.
Por tanto, no conviene afirmar de forma general que “el papel puede parar el camión”.
Sí pueden producirse:
- Una denuncia.
- Un requerimiento de documentación.
- Una incidencia durante la inspección.
- Retrasos mientras se intenta acreditar la operación.
- Responsabilidad para cargador, transportista o ambos.
Pero la inmovilización no aparece establecida como consecuencia automática de la infracción del artículo 141.17.
¿Qué ocurre si se falsean los datos?
Una cosa es cometer un error o dejar incompleto un dato esencial.
Otra muy distinta es falsear deliberadamente el documento o los datos que contiene.
El falseamiento de documentos contables, estadísticos o de control que una empresa está obligada a llevar está tipificado como infracción muy grave.
Las infracciones muy graves de este grupo pueden ser sancionadas con multas de entre 4.001 y 6.000 euros, sin perjuicio de otras consecuencias que puedan derivarse del caso.
Qué deben hacer las empresas antes de octubre
Esperar hasta el último momento es probablemente el mayor riesgo.
La adaptación implica tecnología, pero también procesos, formación y coordinación con clientes.
Este sería un plan razonable.
1. Revisar cómo se genera hoy el documento
Comprueba:
- Quién lo prepara.
- Cuándo se prepara.
- Qué datos se introducen manualmente.
- Cómo llega al conductor.
- Dónde se conserva.
- Qué errores se repiten.
- Cuánto tarda en llegar a administración.
2. Comprobar los datos obligatorios
Revisa que tus documentos actuales incluyan correctamente:
- Cargador contractual.
- Transportista efectivo.
- Origen.
- Destino.
- Mercancía.
- Peso.
- Fecha.
- Matrícula.
- Remolque o semirremolque.
3. Identificar quién aporta cada dato
No todos los datos dependen de la empresa transportista.
Debes acordar con cargadores, agencias y operadores:
- Quién genera el documento.
- Quién valida la información.
- Cómo se comunica un cambio.
- Quién entrega el QR al conductor.
- Cómo se conserva el documento.
4. Revisar los dispositivos de los conductores
El sistema debe funcionar en la carretera, no solo en la oficina.
Comprueba si los conductores:
- Tienen dispositivo adecuado.
- Saben acceder al documento.
- Pueden mostrar el QR.
- Disponen de una alternativa en papel con QR.
- Saben cómo actuar en una inspección.
5. Elegir una solución basada en datos
No busques simplemente una herramienta que cree archivos PDF.
La solución debería permitir:
- Generar documentos nativos digitales.
- Utilizar datos estructurados.
- Incorporar QR.
- Crear una URL única.
- Almacenar el documento.
- Facilitar su descarga.
- Conservarlo durante un año.
- Integrarse con la operativa de la flota.
6. Realizar pruebas antes de septiembre
La fecha legal es el 5 de octubre.
La fecha operativa debería ser anterior.
Llegar a septiembre con el sistema implantado y probado permitirá:
- Detectar errores.
- Formar conductores.
- Resolver incidencias.
- Coordinarse con cargadores.
- Comprobar el acceso durante una inspección simulada.
- Evitar una implantación precipitada.
El documento digital no empieza en el PDF
La verdadera digitalización no consiste en reproducir en una pantalla el mismo proceso que antes se hacía en papel.
Consiste en conectar datos.
Para generar el documento de control se necesita información sobre:
- Vehículo.
- Conductor.
- Matrículas.
- Fechas.
- Origen.
- Destino.
- Mercancía.
- Cargador.
- Transportista.
- Servicio.
Muchos de esos datos ya existen en la flota.
El problema es que suelen encontrarse dispersos entre:
- El tacógrafo.
- El vehículo.
- El sistema de gestión.
- El conductor.
- La oficina.
- El cargador.
- Los correos electrónicos.
- Los documentos en papel.
El objetivo no debería ser copiar todos esos datos manualmente en un nuevo formulario.
El objetivo debería ser conectarlos.
¿Dónde entra VDO LINK?
VDO LINK permite avanzar hacia una gestión de flota más conectada, utilizando los datos que ya generan el vehículo y el tacógrafo.
En combinación con una solución documental especializada, puede actuar como puente entre:
- El tacógrafo.
- El vehículo.
- El conductor.
- La flota.
- La gestión documental.
- La operativa diaria.
Esto permite reducir tareas manuales, mejorar la coherencia de la información y preparar a la empresa para el documento de control digital.
La obligación de octubre de 2026 es documental.
Pero el problema que tendrán que resolver las empresas será principalmente operativo:
- Datos dispersos.
- Procesos manuales.
- Conductores sin acceso sencillo.
- Errores de transcripción.
- Documentos que llegan tarde.
- Sistemas que no están conectados.
Por eso, el documento de control digital puede ser el primer paso hacia una transformación más amplia de la flota.
Checklist final
Antes del 5 de octubre de 2026, comprueba que puedes responder afirmativamente a estas preguntas:
- ¿Sabemos si nuestros transportes están afectados?
- ¿Hemos identificado las posibles exenciones?
- ¿Tenemos claro quién genera cada documento?
- ¿Sabemos qué datos aporta el cargador?
- ¿Sabemos qué datos debe comprobar el transportista?
- ¿El documento se genera antes de comenzar el servicio?
- ¿Es nativo digital?
- ¿Incluye un código QR?
- ¿Dispone de una URL única?
- ¿Puede descargarse sin credenciales?
- ¿Se almacena en un repositorio?
- ¿Podemos conservarlo durante al menos un año?
- ¿El conductor puede mostrarlo en carretera?
- ¿Hemos formado a los conductores?
- ¿Hemos probado el proceso en una inspección simulada?
- ¿Estamos aprovechando los datos del vehículo y del tacógrafo?
Si varias respuestas son negativas, es el momento de empezar.
Conclusión
El 5 de octubre de 2026 no es solo una fecha que deban conocer las empresas de transporte.
Es una fecha para la que deben estar operativamente preparadas.
Desde ese día, el documento de control administrativo del transporte interior deberá ser digital.
Carecer del documento, no incluir sus datos esenciales o no garantizar que el conductor pueda presentarlo puede constituir una infracción grave sancionada con entre 401 y 600 euros.
Pero la sanción no es el único riesgo.
Llegar tarde también puede significar:
- Más errores.
- Más trabajo administrativo.
- Conductores con dudas.
- Incidencias en carretera.
- Problemas con cargadores.
- Documentación que llega tarde.
- Facturas bloqueadas.
- Sistemas implantados con prisas.
Las empresas que empiecen ahora tendrán margen para probar, corregir y formar a sus equipos.
Y las que aprovechen los datos que ya generan su flota y su tacógrafo podrán hacer algo más que cumplir la ley:
podrán pasar del papel al dato.
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