Cuando un conductor comienza su jornada y se hace cargo de un vehículo sujeto al uso del tacógrafo, no basta con introducir la tarjeta y empezar a conducir.
Antes de iniciar el servicio, el conductor debe asegurarse de que el tacógrafo refleja correctamente qué ha ocurrido desde la última vez que retiró su tarjeta hasta el momento en que vuelve a hacerse cargo del vehículo.
Y aquí es donde entran en juego las entradas manuales.
Estas entradas son fundamentales para evitar errores, incoherencias en los registros y posibles problemas en una inspección.
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¿Qué dice la normativa sobre el uso de la tarjeta de conductor?
El Reglamento 165/2014, en su artículo 34, establece que los conductores deben utilizar las hojas de registro o las tarjetas de conductor todos los días que conduzcan, desde el momento en que se hagan cargo del vehículo.
Además, cuando el conductor haya estado alejado del vehículo y no haya podido utilizar el tacógrafo instalado, deberá registrar manualmente los periodos correspondientes.
Esos periodos pueden ser:
✅ Conducción
Tiempo en el que el vehículo está siendo conducido.
✅ Otros trabajos
Cualquier actividad laboral distinta de la conducción. Por ejemplo: carga, descarga, mantenimiento, gestiones para la empresa o desplazamientos laborales que deban computarse como trabajo.
✅ Disponibilidad
Periodos en los que el conductor no trabaja activamente, pero permanece disponible.
✅ Pausa, descanso, vacaciones o baja por enfermedad
Periodos en los que el conductor no está trabajando ni disponible para la empresa.
Caso 1: el conductor empieza la jornada en la sede de la empresa
Imaginemos un caso sencillo.
El conductor terminó su jornada el día anterior a las 19:00, retiró su tarjeta del tacógrafo y al día siguiente empieza de nuevo a las 07:00 en las instalaciones habituales de la empresa.
En ese caso, al introducir la tarjeta, el tacógrafo le pedirá que realice una entrada manual para justificar el periodo comprendido entre la retirada de la tarjeta y el inicio de la nueva jornada.
Si durante todo ese tiempo el conductor ha estado descansando, deberá registrar ese periodo como:
✅ Descanso diario
Es decir:
Desde las 19:00 del día anterior hasta las 07:00 del día siguiente: descanso.
Además, deberá indicar correctamente:
✅ El país.
✅ La comunidad autónoma, cuando proceda.
✅ El lugar de inicio de la jornada.
✅ El símbolo correcto del periodo registrado.
¿Qué ocurre si el tacógrafo ya propone el lugar de inicio?
En algunos tacógrafos más modernos, el propio equipo puede proponer por defecto el lugar de inicio.
En ese caso, el conductor no debe confirmar sin revisar.
Debe comprobar que la información es correcta.
Si lo es, puede confirmar.
Si no lo es, debe corregirla antes de aceptar.
La regla práctica sería esta:
✅ Si el dato es correcto, se confirma.
✅ Si el dato no es correcto, se corrige antes de pulsar OK.
Parece un detalle menor, pero no lo es. Una entrada manual mal hecha puede provocar incoherencias en los registros del conductor.
Caso 2: el conductor recoge el vehículo en un lugar que no es su domicilio ni la sede de la empresa
Ahora imaginemos otro supuesto.
El conductor empieza su servicio a las 07:00, pero no recoge el vehículo en la sede de la empresa ni en su domicilio.
Por ejemplo, tiene que recogerlo en un taller mecánico.
La empresa le indica que debe desplazarse desde su casa hasta el taller en una furgoneta de empresa.
En este caso, la entrada manual cambia.
No todo el periodo entre la retirada de la tarjeta y el inicio de la conducción puede registrarse como descanso.
Hay que diferenciar dos tramos.
¿Cómo debe registrar el conductor ese periodo?
Si el conductor retiró la tarjeta el día anterior a las 19:00 y al día siguiente sale de su casa para ir al taller, deberá registrar:
✅ Desde la retirada de la tarjeta hasta que sale de su casa: descanso.
✅ Desde que sale de su casa hasta que se hace cargo del vehículo en el taller: otros trabajos.
¿Por qué?
Porque ese desplazamiento forma parte de su actividad laboral.
No está descansando.
Se está desplazando para recoger un vehículo que se encuentra en un lugar distinto de su domicilio y distinto del centro operativo habitual de la empresa.
Por tanto, ese tiempo no debe tratarse como pausa o descanso.
Debe registrarse como otros trabajos.
Entonces, ¿cuándo empieza realmente la jornada?
En este segundo caso, la jornada no empieza cuando el conductor introduce la tarjeta en el tacógrafo del vehículo que va a conducir.
La jornada empieza antes.
Empieza cuando sale de su casa para desplazarse al lugar donde debe hacerse cargo del vehículo.
Por tanto:
✅ Si recoge el vehículo en la sede habitual de la empresa, el periodo anterior puede ser descanso si realmente ha descansado.
✅ Si recoge el vehículo en un taller, campa, base externa u otro lugar que no sea su domicilio ni el centro operativo habitual, el desplazamiento hasta allí puede tener que registrarse como otros trabajos.
¿Por qué es importante hacer bien la entrada manual?
Las entradas manuales no son un trámite sin importancia.
Sirven para completar los huecos en los que la tarjeta ha estado fuera del tacógrafo.
Si esos huecos no se justifican correctamente, pueden aparecer periodos sin registrar o registros que no reflejan la realidad de la jornada.
Esto puede generar problemas en caso de control.
Por eso, antes de empezar a conducir, el conductor debe revisar con calma la entrada manual y asegurarse de que cada tramo está bien registrado.
Resumen práctico para conductores
Antes de iniciar la jornada, el conductor debe hacerse estas preguntas:
✅ ¿Dónde voy a recoger el vehículo?
✅ ¿Es la sede habitual de la empresa?
✅ ¿Es mi domicilio?
✅ ¿Tengo que desplazarme a otro lugar por indicación de la empresa?
✅ Desde que retiré la tarjeta hasta ahora, ¿he estado descansando, trabajando o disponible?
La respuesta a esas preguntas determinará cómo debe hacerse la entrada manual.
Conclusión
Cuando un conductor se hace cargo de un vehículo, debe utilizar correctamente su tarjeta desde el inicio de la jornada y registrar mediante entrada manual los periodos en los que la tarjeta ha estado fuera del tacógrafo.
Si el conductor empieza en la sede habitual de la empresa y desde la retirada de la tarjeta ha estado descansando, ese periodo deberá registrarse como descanso.
Pero si debe desplazarse para recoger el vehículo en un lugar que no es su domicilio ni la sede de la empresa, ese desplazamiento puede formar parte de la jornada laboral y deberá registrarse como otros trabajos.
La clave es sencilla:
✅ El tacógrafo debe reflejar la realidad de la jornada.
Y para eso, las entradas manuales deben hacerse correctamente desde el primer momento.
