Portal para la declaración de desplazamiento de conductores de transporte por carretera

Gestión de flotas para pymes

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En este artículo te cuento todo lo que necesitas saber sobre el Portal para la declaración de desplazamiento de conductores, también conocido como: Road transport – posting Declaration.

Road Transport – Posting Declaration

Para los gestores de flotas, es fundamental proteger a nuestros conductores y asegurarnos de que estén informados y formados ante los requerimientos que le pueden exigir en sus rutas internacionales.

En este contexto, es importante que conozcas el «Portal para la declaración de desplazamiento de conductores de transporte por carretera» o “Road Transport – Posting Declaration”.

Es una herramienta digital online multilingüe de la Comisión Europea, que ha transformado la gestión de documentos y el cumplimiento normativo de las empresas de transporte en la Unión Europea.

Este portal: “Road Transport – Posting Declaration” está conectado al sistema de información del mercado interior (IMI) para permitir una comunicación con las autoridades de cada país.

¿Cómo funciona el «Portal para la declaración de desplazamiento de conductores de transporte por carretera»?

Para poder realizar las declaraciones de desplazamiento, deberás crear una cuenta de acceso en este enlace a cuenta de acceso.

Una vez que hayas creado el perfil, ya podrás acceder al portal y crear una cuenta de empresa que te permita hacer uso de la aplicación.

Podrás registrar los perfiles de los conductores, y crear y gestionar fácilmente las declaraciones de desplazamiento.

¿Por qué es importante registrarte en este portal?

Ten en cuenta que si tu empresa de transporte de mercancías por carretera desplaza a sus conductores por la Unión Europea están obligadas a enviar las declaraciones de desplazamiento a través de esta plataforma online.

Además, a través de ella podrás responder a las solicitudes de documentos que te requieran las autoridades de control.

¿Cuándo y cómo debo presentar la declaración de desplazamiento?

La declaración de desplazamiento debe presentarse, ya sea en papel o en formato electrónico, durante un control en carretera.

Los agentes de control tienen la capacidad de escanear el código QR presente en la declaración para verificar su autenticidad.

Es esencial cumplir con esta obligación para asegurar el cumplimiento normativo en el transporte de mercancías por carretera en la Unión Europea.

¿Qué beneficios ofrece Road Transport – Posting Declaration a las empresas de transporte por carretera que operan internacionalmente?

Esta Plataforma Europea es multilingüe y fácil de usar y está específicamente diseñada para las empresas de transporte que realizan servicios internacionales.

Además de simplificar la presentación de declaraciones, la plataforma permite a las empresas recibir nuevas solicitudes documentales de las autoridades de control en los países de acogida en caso de inspección.

Estas solicitudes se comunican exclusivamente por medios electrónicos, lo que agiliza los procesos y garantiza un cumplimiento normativo.

¿Cuáles son las obligaciones y los plazos relacionados con las declaraciones de desplazamiento?

Es obligatorio para las empresas de transporte que operan en el ámbito comunitario y poseen una licencia comunitaria utilizar esta plataforma.

Las declaraciones de desplazamiento tienen una duración máxima de seis meses y pueden ser modificadas, canceladas y renovadas según sea necesario.

Además, la plataforma permite imprimir las declaraciones para su entrega al conductor o su envío por correo electrónico.

Recuerda que tus conductores deberán llevar una copia de la declaración de desplazamiento a bordo del vehículo, ya sea en formato físico o digital, junto con otros documentos importantes como el CMR o documento justificativo del transporte de que se trate y los registros del tacógrafo para cumplir con los requisitos de las autoridades de control de los Estados miembros.

¿Qué datos debe incluir la declaración de desplazamiento?

La declaración de desplazamiento debe incluir los siguientes datos:

• Identidad del transportista: como mínimo en forma de número de licencia comunitaria, cuando se disponga de este. Además, de la identidad, el domicilio y el número de permiso de conducción del conductor.
• Datos de contacto del gestor de transporte o de otra persona de contacto que se halle en el Estado miembro de establecimiento para el enlace con las autoridades competentes del país de acogida en que se presten los servicios y para el envío y la recepción de documentos o notificaciones.
• La fecha de inicio del contrato de trabajo del conductor y la legislación aplicable a dicho contrato.
• Las fechas previstas del inicio y de la finalización del desplazamiento.
• Las matrículas de los vehículos de motor.
• El tipo de servicio de transporte prestado: transporte de mercancías, transporte de pasajeros, transporte internacional o transportes de cabotaje.

¿Cómo empresa de transporte cuáles son tus obligaciones?

La empresa transportista deberá garantizar que el conductor dispone de una copia (en papel o formato electrónico) de la declaración presentada, prueba de las operaciones de transporte como la carta de porte electrónica (e-CMR) y los datos registrados del tacógrafo y, en particular, los símbolos de país de los Estados miembros en que el conductor estuvo presente al realizar operaciones de transporte internacional.

Además, debes tener en cuenta que el Estado en el que se ha realizado la operación puede pedir a la empresa transportista:

• La documentación relativa a la remuneración del conductor correspondiente al periodo de desplazamiento.
• El contrato de trabajo o un documento equivalente. 
• Las fichas con los horarios del conductor.
• La prueba de los pagos.

Recuerda que la documentación se deberá enviar en un plazo de 8 semanas a partir de la fecha de solicitud.

¿Qué documentación deberán llevar los conductores profesionales que realicen transporte internacional?

El conductor debe llevar una copia de la declaración, una prueba de la operación que va a realizar y los datos registrados del tacógrafo.

¿Sabes cuáles son las excepciones?

No todas las empresas que realicen transporte internacional están obligadas a rellenar la declaración de desplazamiento de los conductores.

La normativa europea establece que un conductor no se considerará desplazado cuando realice operaciones de transporte bilateral de mercancías. 

Tampoco estarán obligados a realizarla cuando el conductor, además de realizar una operación de transporte bilateral, haga una actividad de carga o descarga en los Estados miembro o en los terceros países que atraviese.

Así como cuando una operación de transporte bilateral que comience en el Estado miembro de establecimiento durante la cual no se realice otra actividad adicional vaya seguida de una operación de transporte bilateral hacia el Estado miembro de establecimiento. Eso sí, la exención se aplicará como máximo a dos actividades adicionales de carga y descarga.

En definitiva, el “Portal para la declaración de desplazamiento de conductores de transporte por carretera»: Road Transport – Posting Declaration es una herramienta fundamental para las empresas de transporte que operan internacionalmente en la Unión Europea.

Este portal simplifica la gestión de documentos y garantiza el cumplimiento normativo, protegiendo a los conductores y facilitando la comunicación con las autoridades de control.

Sin embargo, es esencial que las empresas comprendan sus obligaciones y las excepciones para aprovechar al máximo esta plataforma y asegurarse de cumplir con las regulaciones europeas en el transporte de mercancías por carretera.

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